Käsitys yrityksen vastuullisuudesta raportoinnin kautta – Ecobio ja Kaupunkiliikenne

Ecobio tuki pääkaupunkiseudun joukkoliikenneinfran rakentamisesta sekä metrojunien ja raitiovaunujen liikennöinnistä ja kunnossapidosta vastaavaa Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy:tä yhtiön vastuullisuusraportoinnin suunnittelussa ja raportointiprosessin rakentamisessa.

Kaupunkiliikenteellä raportointityö aloitettiin CSRD-raportointivelvoitteen alaisena. Projektin edetessä EU sääntelyn muutosten myötä raportointivelvoite väistyi, mutta työtä vapaaehtoisen vastuullisuusraportoinnin parissa päätettiin jatkaa ESRS-raportointistandardeihin pohjaten. Raportoinnin avulla haluttiin muodostaa selkeä kokonaiskuva yhtiön vastuullisuuden nykytilasta, kehityskohteista ja tulevien vuosien tavoitteista.

– Koimme olevamme sen kokoinen ja kaltainen toimija sekä toimivamme toimialalla, jolla avoimesti ja läpinäkyvästi vastuullisuudesta raportoiminen on tärkeää, summaa Kaupunkiliikenteen vastuullisuuspäällikkö Maija Sarpo.

Koko vastuullisuuskokonaisuus saman sateenvarjon alle

Kaupunkiliikenteessä vastuullisuustyötä oli tehty jo ennen projektia, erityisesti ympäristö ja ilmastotekijöiden saralla. Muita vastuullisuuden osa alueita oli edistetty eri puolilla organisaatiota, mutta kokonaisuutta ei ollut vielä koottu yhteisen vastuullisuusohjelman alle.

– Olimme keskittyneet ympäristö- ja ilmastoasioihin, mutta kokonaisuutena emme olleet vastuullisuustyötä johtaneet tai vielä virallista vastuullisuusohjelmaa laatineet.

Projektin myötä hajallaan ollut tieto saatiin jäsenneltyä eheäksi kokonaisuudeksi. Raportointityö nosti myös esiin kehityskohteita ja auttoi tunnistamaan, miten eri puolilla organisaatiota tehtävä työ liittyy vastuullisuuteen.

– Isompi tavoite oli saada vastuullisuuden kokonaisuus haltuun, ymmärtää mitä kaikkea se tarkoittaa meille, mitä jo teemme sekä mitä tulisi tehdä, Sarpo kertoo.

Valmistunut raportointi toimi samalla pohjana Kaupunkiliikenteen vastuullisuusstrategian kehittämiselle. Lopullisena tavoitteena on rakentaa vastuullisuustyölle systemaattinen ja tavoitteellinen johtamisen malli.

Ecobio Manager ja konsultointi osana samaa kokonaisuutta

Kaupunkiliikenteellä kartoitettiin projektin alkuvaiheessa erilaisia raportointijärjestelmiä ja ohjelmistovaihtoehtoja lakisääteisen CSRD-raportoinnin työkaluksi. Kumppaniksi valikoitui Ecobio konsultoinnin ja Ecobio Managerin muodostaman kokonaisuuden vuoksi.

Kaupunkiliikenteen päästölaskentaa oli työstetty jo ennestään Ecobion kanssa, joten yhteistyön jatkaminen Ecobio Managerin päästölaskentatyökalulla oli luontevaa. Lopulta CSRD-velvoitteen poistumisen myötä organisaation käyttöön jääväksi vastuullisuustyökaluksi valikoituikin Managerin päästölaskenta.

Kaksoisolennaisuusarvioinnista raportointiin

Projektissa päivitettiin ja täydennettiin Kaupunkiliikenteen aiemmin laadittua kaksoisolennaisuusarviointia, joten liikkeelle ei tarvinnut lähteä täysin tyhjältä pöydältä.

– Päivitimme ja täydensimme kaksoisolennaisuusarviointiamme, jonka olimmekin jo kertaalleen tehneet. Tämän pohjalta suunnittelimme ja työstimme raportointia, johon saimme Ecobiolta tukea ja apua, Sarpo kertoo.

Ecobion projektipäällikkö Mari Sillanpään mukaan työn ytimessä ennen kaikkea olennaisten kestävyysaiheiden tunnistaminen yhteistyössä asiakkaan kanssa sekä raportoinnin edistäminen käytännön tasolla. Yhteistyötä tehtiin erityisesti standardien tulkinnassa, laadullisten vaatimusten selkeyttämisessä sekä käytännön raportoinnin kirjoitustyön toteuttamisessa.

– Tustustuimme ESRS-standardien sisältöön, kävimme läpi raportointitekstien kirjoittamismetodologiaa ja sitä, kuinka juuri Kaupunkiliikenteellä olisi parasta organisoitua kirjoittamistyön ääreen, Sillanpää kuvaa.

Erityisen keskeistä projektin sujumiseksi oli, että Kaupunkiliikenne osallistui raportin laatimiseen aktiivisesti. Näin raportointiosaamista saatiin vahvistettua myös yhtiön sisäisesti.

– Tärkeää raportoin kirjoittamisen prosessissa oli pyrkiä kasvattamaan Kaupunkiliikenteen osaamista kestävyysraportoinnista ja sen työvaiheista. Tämä lähestymistapa tarjosi myös hyvät lähtökohdat tuleville raportointikierroksille, Sillanpää kertaa.

Työpajoilla kohti käytännön ratkaisuja

Projekti toteutettiin kohdennettuina työpajoina, joissa keskityttiin rajattuihin kestävyysteemoihin yhdessä niiden henkilöiden kanssa, jotka omasivat parhaan asiantuntemuksen käsiteltävästä kokonaisuudesta.

– Teemakohtaiset täsmätyöpajat toimivat oikein hyvin ja pystyimme keskittymään vain tiettyyn kokonaisuuteen. Oli myös ajallisesti järkevää, että vain tietystä osuudesta vastaavat henkilöt olivat paikalla, Sarpo sanoo.

Myös Sillanpää korostaa työpajapohjaisen työskentelyn toimivuutta. Työpajoissa voitiin ratkoa kysymyksiä, sovittaa standardien vaatimuksia Kaupunkiliikenteen kontekstiin ja pohtia yhdessä tarkoituksenmukaisia ratkaisuja ja saada nopeita vastauksia ad hoc-kysymyksiin.

ESRS-raportointia soveltaen

Kaupunkiliikenteen raportti laadittiin ESRS-standardien tarjoamaa viitekehystä mukaillen. Kyseessä oli ennen kaikkea harjoituskierros, jonka tavoitteena oli perehtyä standardien logiikkaan, raportointiprosessiin ja siihen, miten raportointi tulee toimimaan ja kehittymään organisaation sisällä.

Sillanpään mukaan kaikki standardien osa-alueet eivät sellaisenaan istu täysin Kaupunkiliikenteen toiminnan kontekstiin. Täten raportoinnissa vaadittiin tapauskohtaista harkintaa ja soveltamista.

– Oli erityisen mielenkiintoista päästä näkemään miten monenlaisia kestävyysnäkökulmia kaupunkiliikenteen toimintaan liittyy ja kuinka monimuotoinen organisaatio on kyseessä, Sillanpää muistelee.

Ensimmäinen raportointikierros piti sisällään ennen kaikkea tiedon etsimistä, kokoamista ja arviointia eri puolilta laajaa organisaatiota. Valmistuneen projektin myötä vastuullisuustyön hyödyt näkyvät nyt aiempaa selvemmin ja kaupunkiliikenne pystyy viestimään vastuullisuudesta luotettavammin sekä sisäisesti että ulkoisesti. Erityisesti yrityksen sisällä ymmärrys vastuullisuuden laajuudesta on kasvanut.

– Raportointi oli meille aivan uskomaton ja paljon työtä vaativa rutistus. Jälkikäteen on helppo tunnistaa kehityskohteita ja vaiheita, joissa olisimme voineet päästä helpommalla. Työ kuitenkin paljasti monia asioita, joihin voimme tarttua, pidemmän tähtäimen hyötyä, Sarpo kertoo.

Kaupunkiliikenteen ja Ecobion yhteistyössä korostuivat joustavuus, avoin keskustelu ja matala kynnys kysyä. Sarpon mukaan Ecobion kanssa työskentely oli rentoa ja sujuvaa.

– Meillä on ollut tosi mukava, rento ja välitön ilmapiiri. Kynnys kysyä on ollut tosi matala ja vastauksen sai aina nopeasti. Projektista jäi hyvä fiilis ja yhteistyöhön on oltu tyytyväisiä, Sarpo summaa.

Tutustu kestävyysraportoinnin ja yritysvastuun palveluihimme!